Es gibt immer wieder Anlässe, zu denen Tagungen und Konferenzen geplant werden müssen. Es ist egal ob Pressekonferenz oder als Unternehmen – alle benötigen regelmäßig Konferenz- oder Tagesräume, um sich miteinander auszutauschen. Doch wie plant man am besten eine solche Tagung? Wir zeigen Ihnen im folgenden Text, welche Aspekte Sie bei der Planung einer Tagung beachten müssen.
Der Zeitpunkt der Tagung
Wer eine Tagung organisieren möchte, muss zuerst einmal den passenden Termin finden. Auch wenn im Durchschnitt die meisten Tagungen nicht vor 10 Uhr beginnen und circa 2 Stunden dauern, gibt es hier natürlich Ausnahmen. Die passende Uhrzeit der Tagung muss also individuell nach Aufwand der besprochenen Themen gesucht werden. Wenn die Tagung länger dauert und/oder einen ganzen Tag oder länger in Anspruch nimmt, sollte der Tag und die Uhrzeit mit den Veranstaltungsteilnehmern abgestimmt werden.
Der richtige Veranstaltungsort für die Tagung
Wer den idealen Veranstaltungsort sucht, muss dieses von mehreren Faktoren abhängig machen. Vor allem muss aber sichergestellt werden, dass von Anfang an genügend Sitzplätze für alle Teilnehmer vorhanden sind. Die Tagungsräume Düsseldorf bieten nicht nur genügend Sitzplätze für alle Teilnehmer, auch eine gute Verkehrsanbindung und ausreichend Parkplätze vor Ort – was auch ein wichtiger Faktor in der Suche des richtigen Veranstaltungsortes ist.
Die Ausstattung und Technik der Tagungsräume
Vor der Tagung muss darauf geachtet werden, welche Ausstattung für die Konferenz gebraucht wird. Wird ein Rednerpult oder WLAN gebraucht? Oder brauchen Sie gar einen Beamer, Mikrofone oder eher eine Leinwand, ein Flipchart oder Whiteboard? Diese Hilfsmittel müssen individuell auf die Art der Tagung festgelegt werden.
Die Verpflegung
Gerade wenn eine Tagung über mehrere Stunden oder Tage geht, sollte an das Wohl der Teilnehmer gedacht werden. Hier kann ein Catering organisiert werden. So können kleine Pausen für Snacks und/oder längere Pausen für ein warmes Mittagessen eingeplant werden. Auch Getränke dürfen bei einer Tagung nicht fehlen.
Der Zeitplan der Redner
Wenn eine Konferenz oder Tagung mit mehreren Rednern geplant wird, ist ein Zeitplan, wann welcher Redner sprechen darf, notwendig und sinnvoll. Zu welcher Tageszeit der Redner spricht, hängt immer davon ab, wie vielfältig das Thema ist. Direkt morgens sollte ein Thema gewählt werden, was die Teilnehmer der Tagung für den kompletten Tag motiviert, aber gleichzeitig sollte dieser nicht zu anspruchsvoll sein. Es sollte auch berücksichtigt werden, dass am Nachmittag nach dem Mittagessen die meisten Menschen dazu neigen müde zu werden. Hier sollte ein interessantes Thema angesprochen werden, welches die Zuhörer wieder aufweckt. Am Ende der Tagung kann gerne ein unterhaltsamer Beitrag mit einem sehr guten Thema und einem erstklassigen Redner gewählt werden. Immerhin sollte die Tagung mit einem guten Eindruck der Teilnehmer enden.
Bildnachweis:
Feel good studio – stock.adobe.com
Lesen Sie auch:
