Die Corona-Pandemie hat viele Branchen vor große Herausforderungen gestellt, die neue Lösungsansätze erforderlich machten. Vor allem Sportveranstaltungen und Großraumevents mussten abgesagt werden und fielen dem Virus zum Opfer. Um dies zu umgehen, haben viele Sektoren Online-Räume ins Leben gerufen, die nicht nur für Studieninhalte, Planungsgruppen oder Teamgespräche genutzt wurden. Online-Veranstaltungen jeder Größenordnung konnten so vor allem im zweiten Corona-Jahr durchgeführt werden und brachten die Menschen wieder zusammen – wenn auch nur virtuell. Im folgenden Beitrag finden Sie daher einige Tipps, wie Sie Ihre eigene Online-Veranstaltung planen können.
Die Größenordnung festlegen
Virtuelle Events zu organisieren kann vor allem Neulinge auf diesem Gebiet überfordern, doch eigentlich ist der Aufwand je nach Größe schnell zu überblicken. Für Veranstaltungen mit einer höheren Teilnehmerzahl ist dennoch ein Planungskomitee oder eine Gruppe zu empfehlen. Falls Sie ohnehin vorhaben, Ihr Event nicht allein zu organisieren, bedenken Sie auch die Aufgabenverteilung und einen regelmäßigen Austausch über den Fortschritt. Viele Unternehmen setzen mittlerweile auch auf hybride Veranstaltungen, also eine Kombination aus On- und Offline. In Universitäten und weiterführenden Schulen wurde schon zu Beginn der Pandemie auf Online-Lehre gesetzt. Sogar Studiengänge wie Architektur konnten so stattfinden. Dort wurde unter anderem SkechUp auch im Online-Seminar verwendet. Ein Programm, das bei der Erstellung von dreidimensionalen Modellen helfen kann.
Die finale Planung
Generell sollten aber auch virtuelle Events mit einer Vorlaufzeit von mehreren Monaten organisiert werden. Stellen Sie einen genauen Ablaufplan zusammen, in dem Sie alle wichtigen Schritte und Entwicklungen festhalten. Dazu gehört es ebenfalls, sich genau zu überlegen, welche Zielgruppe angesprochen werden soll, mit welcher Teilnehmerzahl gerechnet wird und welche Ressourcen Sie für eine problemlose Durchführung außerdem benötigen. Aus ersten Überlegungen heraus wird ein Konzept entwickelt, das im weiteren Verlauf konkretisiert werden sollte. Im Idealfall kommen nun schon die ersten Ideen, die in die Tat umgesetzt werden können. Es ist aber auch durchaus zu empfehlen, sich einmal einen Überblick zu verschaffen, wie andere Unternehmen oder Privatperson mit der Organisation anderer digitaler Veranstaltungen umgegangen sind. Erstellen Sie hierzu ein Vision Board oder eine Mind Map. Aus diesen Überlegungen können Sie ein Format entwickeln, das Ihren Anforderungen gerecht wird. Neben Webinaren und Online-Lehre können virtuelle Networking-Events, Online-Partys und Konzerte spannend sein. Anschließend beginnt die Konkretisierungsphase. Legen Sie einen Termin fest und gehen in die Details. Extra-Tipp: Ein virtuelles Event sollte immer zur Interaktion einladen und allen Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich auszutauschen. So bleibt es spannend und die Aufmerksamkeit bleibt erhalten.
